Infonäytöt ovat sisäisen viestinnän valttikortti
”Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta.” on Osmo A. Wiion ensimmäinen tragikoominen laki viestinnästä. Sillä on kuitenkin totuuspohjaa. Etenkin sisäinen viestintä koetaan monessa organisaatiossa erityisen hankalaksi.
Sisäisen viestinnän moniin haasteisiin lukeutuvat tietoähky, tavoittavuusongelmat, tiedon sirpaleisuus, huhupuheet ja tiedon vanheneminen. Sähköpostit kertyvät ja unohtuvat, intraan pääsy vaatii laitteita joita ei kaikilla ole, jotkut asiat tiedotetaan vain kokouksissa ja taukotilan ilmoitustaulu on täynnä paperikerroksia. Infonäytöt ovat vastaus näihin ongelmiin: ne vievät ajantasaisen tiedon suoraan sinne, missä ihmiset ovat töidensä äärellä.
Käyn tässä bloggauksessa läpi, miten infonäyttöjä käytetään sisäisen viestinnän pullonkaulojen avaamiseen. Lisäksi pohdin miten ne toimivat suhteessa muihin yleisiin sisäisen viestinnän kanaviin ja ohjelmistoihin. Toivottavasti voin tarjota tuoreita ajatuksia siitä, miten infonäytöt voisivat auttaa teilläkin viestinnässä.
Miksi sisäinen viestintä on niin vaikeaa?
Sisäisen viestinnän haasteet liittyvät usein saavutettavuuteen ja oikeaan, ajantasaiseen tietoon. Organisaatioissa on työntekijöillä paljon sisäistä tietoa, joka voi olla vanhentunutta tai vähän sinnepäin. Tämä tieto liikkuu suullisesti työntekijältä toiselle ja muodostaa eräänlaisen informaation taustakohinan, jonka yli aidon ja ajankohtaisen viestin pitäisi voida kajahtaa.
Toimistotyöntekijöillä on läppärit käytössään ja vapaa pääsy intraan ja sähköpostiin, mutta tuotannon, logistiikan tai asiakaspalvelun ammattilaiset työskentelevät usein paikoissa, joissa näyttöpäätteitä ei yksinkertaisesti ole mahdollista käyttää. He saavat tiedon liian myöhään, suullisesti, tai ei ollenkaan. Tiedon saaminen voi myös vaatia taukoajan käyttöä intran lukemiseen yhteisiltä tietokoneilta, mikä on tietysti turhauttavaa työntekijälle ja epävarmaa onnistumisen suhteen työnantajalle.
iDiD infonäyttöpalvelun asiakkaat ovat kohdanneet ja tunnistaneet nämä haasteet ja etsineet myös niihin ratkaisua. Se, mitä me tarjoamme, on tiedon vienti fyysiseen tilaan digitaalisilla infonäytöillä, jotka ovat aina ajan tasalla, aina kaikkien nähtävissä ja kenen tahansa päivitettävissä.
Infonäytöt tavoittavat koko henkilöstön vaivatta
Infonäyttö on sisäisen viestinnän kanava, joka ei vaadi vastaanottajalta mitään aktiivisia toimenpiteitä. Sen viestit eivät huku roskapostikansioon, eivätkä edellytä kirjautumista mihinkään järjestelmään. Viesti on näkyvillä siellä, missä ihmiset kulkevat tauolla ja työaikana. Näyttöjä on nopea, houkutteleva ja helppo katsoa ohikävellessä tai lounastaessa.
Asiakkaamme, suomalaisille tuttu maito- ja ruokatalo Valio on saanut paljon hyötyä infonäytöistä sisäisen viestinnän tehostamiseen. Heidän yli 4 000 työntekijästä valtaosa työskentelee tuotannossa, varastoissa tai tukuissa. Perinteiset viestintäkanavat eivät tavoita heitä tehokkaasti ja helposti. iDiD-infonäyttöpalvelu otettiin Valiolla käyttöön vuonna 2022 kaikissa Suomen ja Viron tuotantopaikoissa, ja yli 200 sisällön päivittäjää pitää yli 200 näyttöä ajan tasalla. Sisällöt vaihtelevat tuotantoluvuista elintarviketurvallisuusohjeisiin, rekrytointi-ilmoituksiin ja sisäisiin kampanjoihin.
Myös Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja Versowood hyödyntää iDiDiä vastaavalla tavalla. Lähes 50 infonäyttöä 13 paikkakunnalla pitävät henkilöstön ajan tasalla kaikesta lounasmenusta avoimiin työpaikkoihin ja tuotantodataan. Yrityksen Senior Manager Mia Kärkkäinen toteaa, että henkilöstö on oppinut seuraamaan näyttöjä aktiivisesti, koska sisältö on aina ajankohtaista ja uusi, tärkeä tieto löytyy niiltä.
Päivittäisjohtaminen: data näkyväksi tuotannon lattialle
Sisäinen viestintä ei tarkoita pelkästään tiedottamista, vaan tukee myös johtamista. Kun tuotannon tilannekuva, tavoitteet ja toteutuneet luvut ovat koko tiimin nähtävillä, tieto ohjaa työtä ilman erillisiä palavereita tai raportteja.
Äänieristettyjen työtilojen edelläkävijä Framery Oy otti iDiDin käyttöön jo vuonna 2018 juuri tähän tarkoitukseen. Tamperelaisen yrityksen haasteena oli, että tuotantodataa kertyi paljon, mutta sen hyödyntäminen päivittäisessä johtamisessa oli puutteellista. Ratkaisu oli tuoda tieto visuaalisesti näkyväksi: Power BI -raportit, tuotannonohjausjärjestelmien data ja työvuorolistat ohjataan suoraan tuotantotilojen infonäytöille. Aamupalaveri käydään näyttöjen äärellä, joissa tiimin tilannekuva on jatkuvasti kaikille saatavilla. Päivittäiset yhteiset tsekkaukset myös ohjaavat työntekijöitä omatoimisesti hakemaan tiedon näytöiltä jatkossakin.
NPI Manager Juha Honkamäki Frameryltä kiteyttää asian: iDiDistä on tullut tärkeä palanen päivittäisjohtamisessa, ja tiedonkulku tuotannossa on parantunut oleellisesti järjestelmän käyttöönoton jälkeen.
Hajautettu organisaatio, yhtenäinen viestintä
Monella organisaatiolla on toimipisteitä eri paikkakunnilla. Yhtenäinen ja yhtäaikainen viestintä sekä toimipaikkojen välinen viestintä on suuri haaste. iDiDin hierarkkinen sisällönhallinta ja käyttöoikeustasojen määrittely ratkaisee tämän: pääkäyttäjä hallinnoi kokonaisuutta, yhtenäistä ilmettä ja organisaatiolaajuisia viestejä ja paikallisilla toimipisteiden sisällön päivittäjillä on mahdollisuus lisätä omia, ajankohtaisia tietoja näyttökohtaisesti.
Versowoodilla hierarkkinen rakenne mahdollistaa infonäyttöjen sisältöjen jakamisen liiketoiminnoittain kaikissa toimipisteissä. Sama logiikka toimii Valiolla, jossa viestintätiimi vastaa yleissisällöistä toiminnoittain, mutta jokaisen kohteen oma tuotantoassistentti päivittää paikalliset tiedotteet ja työvuorolistat.
Tämä hajautettu malli on käytännössä ainoa hyvä tapa hallita sisäistä viestintää isossa, monipaikkaisessa organisaatiossa: kukaan yksittäinen viestijä ei pysty tuottamaan kaikkea sisältöä, mutta kaiken viestinnän tulisi olla yhteneväisen näköistä ja kuuloista ja yhtä saavutettavaa. iDiD tarjoaa viestintäkanavan, jota on vaivaton käyttää silloinkin, kun viestintä tai visuaalisuus ei ole omaa ydinosaamista.
Voivatko muut viestinnän ohjelmistot tehdä sen, mitä infonäytötkin?
Sisäiseen viestintään on tarjolla paljon erilaisia ohjelmistoja joissa on omat hyvät ja huonot puolensa. On hyvä ymmärtää, mitä kukin kanava tekee parhaiten ja missä infonäytöt tuovat lisäarvoa.
Infonäyttöohjelmistot tuovat viestinnän sinne, missä ihmiset ovat
Infonäyttöohjelmistot, kuten meidän iDiD, ovat tehty tiloihin sijoitettavien digitaalisten näyttöjen hallintaan. Niillä luodaan visuaalista, napakkaa sisältöä, ajastetaan näkyvyyksiä ja kohdistetaan sisältöjä halutuille näytöille. Sisällöt voivat olla staattisia kuvia, videoita, livetietoja taustajärjestelmistä tai automaattisesti päivittyviä syötteitä kuten sää, uutiset tai tuotantoluvut. Infonäyttöjä voi olla organisaatiossa sisäisen viestinnän käytössä, mutta myös markkinoinnissa, asiakasviestinnässä ja vierailijaviestinnässä.
iDiD on kotimainen infonäyttöohjelmisto, joka on rakennettu erityisesti suomalaisten organisaatioiden tarpeisiin. Palvelullamme on laajat referenssit niin teollisuudessa, julkisella sektorilla kuin kaupan ja palvelualoillakin. iDiDin tyytyväisiä asiakkaita ovat muun muassa Valio, Framery, Versowood, Helsingin kaupunki ja Jyväskylän kaupunki. iDiD tunnetaan helppokäyttöisyydestään, kotimaisesta asiakastuestaan ja siitä, että apua saa aina nopeasti suomeksi. Tukityytyväisyytemme on 95 %, ja palveluun kuuluvat koulutukset takaavat, että uudet käyttäjät pääsevät nopeasti luomaan sisältöä.
Muitakin palveluntuottajia on sekä kansainvälisesti, että valtakunnallisesti. Eri palveluntarjoajilla on erilaisia lisenssi- ja palvelumalleja, joissa myös hinnoittelu toimii eri tavoin. iDiD pyrkii hinnoittelussa yksinkertaisuuteen ja läpinäkyvyyteen, sekä palvelussa kattavuuteen ja joustavuuteen.
Sähköposti on sähköisen viestinnän peruskivi
Sähköposti on edelleen laajasti käytössä myös sisäisessä viestinnässä, mutta sen heikkoudet tunnetaan hyvin: viestit kertyvät ja sitä myötä hukkuvat, niitä ei lueta ajoissa ja ne eivät tavoita ihmisiä, joilla ei ole työsähköpostia lainkaan.
Pikaviestimet ja reaaliaikainen viestintä
Microsoft Teams, Slack ja vastaavat kustomoitavat pikaviestimet toimivat tiimien välisessä reaaliaikaisessa viestinnässä. Ne sopivat toimistotyöntekijöille, projektien koordinointiin ja nopeaan tiedonvaihtoon pienen tiimin kesken.
Pikaviestimien rajoite on sama kuin sähköpostissa: vastaanottajan täytyy aktiivisesti avata sovellus ja lukea viestit. Tämä ei toimi sellaisen työntekijän näkökulmasta, jolla ei ole henkilökohtaista työlaitetta tai joka työskentelee suorittavassa työssä eikä voi irtaantua lukemaan viestejä kesken työvuoron.
Intranet on organisaation tietopankki
SharePoint, Confluence ja muut intranet-ratkaisut ovat loistava tapa tallentaa tietoa, ohjeita ja dokumentteja. Ne toimivat organisaation sisäisenä tietopankkina, johon voidaan tarvittaessa palata.
Intranet ei kuitenkaan tavoita vaivatta, vaan työntekijän täytyy käyttää laitetta ja navigoida sinne itse etsiäkseen haluamansa tiedon. Se soveltuu huonosti ajankohtaistiedottamiseen. Tuotannon tai kenttätyön ammattilaiselle intranet on parhaimmillaankin hyvin epäkäytännöllinen tapa saada ajankohtaista tietoa.
Infonäytöt täydentävät muita kanavia
Käytännössä toimivin ratkaisu on yhdistellä eri kanavia tarpeen mukaan: Teams tai Slack hoitaa toimistotiimien päivittäisen viestinnän, intranet toimii tietovarastona ja infonäytöt varmistavat, että ajankohtainen ja kriittinen tieto tavoittaa koko henkilöstön. Infonäytöille voi ohjata uutissyötettä intranetistä, ja niille voidaan ohjata oikeaan suuntaan lukemaan pidempiä tiedotteita ja ohjeita tarvittaessa. Infonäytöt eivät korvaa muita kanavia, mutta ne ovat saavutettavin viestinviejä, joka tarvittaessa aktivoi henkilöstöä hakeutumaan muiden kanavien äärelle.
Infonäytöt ovat sisäisen viestinnän virkeä ruohonjuuri
Infonäytöt ovat sisäisen viestinnän käytössä parhaimmillaan silloin, kun kohderyhmä on fyysisessä tilassa ja tietoa pitää jakaa ilman, että jokaisen täytyy erikseen avata jokin sovellus tai laite. Ne ovat erityisen tehokkaita tuotannossa, varastoissa, kentällä ja palvelupisteissä, eli ympäristöissä, joissa muut digitaaliset kanavat jäävät helposti tavoittamatta osan henkilöstöstä.
iDiD on arkiseen, helppoon ja tavoittavaan tiedonvälitykseen kehitetty kotimainen palvelu, jota käyttää yli 15 500 käyttäjää ympäri Suomen. Jos sisäisessä viestinnässäsi on kipupiste, jota sähköposti, Teams tai intranet ei kykene korjaamaan, on aika katsoa, voisiko infonäyttö olla ratkaisu.
Varaa meiltä maksuton esittely ja katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa!
