Infonäyttöjärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet

Infonäyttöjärjestelmää hankkiessa huomaat nopeasti, ettei vertailu ole kauhean helppoa. Hinnoittelutavat eroavat, palveluun kuuluvat ominaisuudet eroavat. Onkin hyvä kysyä paljon kysymyksiä sekä sisäisesti omista tarpeista, että palveluntarjoajilta mistä kaikesta veloitetaan erikseen ja mikä kaikki on mahdollista. Tässä oppaassa saat hieman apuja siihen, mihin kiinnittää huomiota. 

1. Helppokäyttöinen hallintajärjestelmä

Hyvä infonäyttöjärjestelmä on niin helppokäyttöinen, että kuka tahansa voi tuottaa sillä järkevän näköistä sisältöä ilman erityisosaamista. Jos järjestelmän käyttö vaatii pitkää perehdytystä tai viestinnän ammattilaisen apua, infonäyttöjen sisällön päivittämiseen ei sitoudu juuri kukaan. 

Helppokäyttöisyys muodostuu näin:

  • Selainpohjainen käyttöliittymä, jonka voi avata miltä tahansa laitteelta

  • Selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä

  • Valmiita sisältöpohjia, joiden avulla sisällön lisääminen onnistuu helposti ja nopeasti

  • Muutokset näkyvät näytöllä välittömästi ilman välikäsiä

Helppokäyttöisyys on niin tärkeä kriteeri, että asiakkaistamme esimerkiksi Valio (yli 200 iDiD-käyttäjää) ja Helsingin kaupunki (1000 iDiD-käyttäjää) pitävät sitä iDiDin parhaimpina puolina: järjestelmän täytyy toimia ihmisille, joille viestintä ei ole ydintyötä. Myös 95 prosentin tukityytyväisyytemme kertoo, että lupauksemme pitävät.

 

2. Ajastus ja kohdennus

Oikea sisältö oikeaan aikaan oikealla näytöllä. Kuulostaa simppeliltä, mutta vaatii järjestelmältä selkeän ajastus- ja kohdennustoiminnon. Hyvässä järjestelmässä voit luoda sisällön etukäteen, määritellä tarkkaan milloin se alkaa näkyä ja milloin se poistuu ja valita selkeästi, millä näytöillä se pyörii. Sisältöjä voi myös helposti siirtää, kopioida ja muokata.

Ajastus on erityisen tärkeää suurissa organisaatioissa joissa on paljon suunniteltua toimintaa ja viestittävää. Tällaisia ovat esimerkiksi viikoittaiset tiedotteet, tiimienvälinen viestintä, vaihtuvat sesongit, kampanjat ja tapahtumat. Yhtään laajemmissa viestintätarpeissa jokaiseen näyttöön sisällön vieminen fyysisesti erikseen tai kömpelöt itsetehdyt järjestelmät eivät ole kestävä toimintamalli.

Hyvä järjestelmä mahdollistaa myös näyttökohtaisen tai näyttöryhmäkohtaisen kohdennuksen. Varaston henkilökunnalle näytetään eri sisältöä kuin toimistotiimille. Eri toimipisteillä on omat ajankohtaiset tiedotteensa. Ulkoiseen viestintään tarkoitetuilla näytöillä pyörii eri sisältö kuin sisäisen viestinnän näytöillä. Tällainen selkeä, hierarkkinen rakenne on perusedellytys sille, että järjestelmä skaalautuu isompaan organisaatioon.

3. Käyttäjäroolit ja -oikeudet

Kun infonäyttöjärjestelmää käyttää useampi kuin yksi ihminen, tarvitaan selkeät toimintaroolit. Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän käyttäjiäkin tarvitaan. Hyvässä järjestelmässä jokaisesta käyttäjästä ei veloiteta erikseen ja käyttäjiä voi määritellä vaikka yhden näytön tarkkuudella.

Yleensä pääkäyttäjä hallinnoi kokonaisuutta, brändiä ja yhteisiä sisältöjä. Toimipisteiden tai tiimien omat vastuuhenkilöt päivittävät oman alueensa näyttöjä ilman mahdollisuutta, että he pääsevät vahingossa tekemään tuhoja. 

Hierarkkinen käyttäjähallinta on elintärkeä ominaisuus monipaikkaisissa organisaatioissa. Ilman sitä syntyy helposti tilanne, jossa joko kaikki saa muuttaa kaikkea (mistä seuraa kaaos) tai vain yksi ihminen saa muuttaa mitään (joka muodostaa pullonkaulan). Hyvä järjestelmä mahdollistaa molemmat tarpeet yhtä aikaa: yhtenäisen linjan ylätasolla ja paikallisen ketteryyden ruohonjuuritasolla.

Käyttäjähallintaan liittyy myös kirjautuminen: onko mahdollista käyttää organisaation omaa SSO-kirjautumista, kuten Azure AD:ta? Tämä helpottaa käyttäjähallinnan ylläpitoa ja turvallisuutta, kun käyttäjät kirjautuvat samoilla tunnuksilla kuin muihinkin organisaation järjestelmiin.

4. Integraatiot

Infonäyttö on tehokkaimmillaan silloin, kun se toimii yhteentuovana alustana kaikelle tärkeälle viestinnälle. Kun infonäyttö hakee tietonsa automaattisesti muista järjestelmistä eikä vaadi jatkuvaa manuaalista päivittämistä, ajantasainen tieto pyörii näytöillä ilman sen kummempaa lisätyötä. Tämän mahdollistavat integraatiot.

Usein hyödynnettyjä integraatioita ovat esim.:

  • Tuotannonohjausjärjestelmien luvut ja varoitukset

  • Power BI -koontinäkymät

  • Tapahtumakalenterin tiedot

  • Lounasravintolan menut. 

  • Sharepoint uutissyötteet

Hyvä infonäyttöjärjestelmä tukee yleisiä rajapintoja ja valmiita integraatioita yleisimpiin järjestelmiin, tai näitä uusia rajapintoja on helppo luoda. Mitä laajempi integraatiokirjasto on, sitä enemmän asiakas voi luoda automaatiota ja sitä vähemmän jää manuaalista työtä päivittäjille. Integraatioiden tuki on tärkeä selvittää erityisesti oman orgranisaation tarpeiden mukaan.

5. Tietoturva

Infonäyttöjärjestelmä liittyy organisaation verkkoon, käsittelee mahdollisesti arkaluonteista dataa ja pyörii laitteilla, jotka voivat olla fyysisesti näkyvissä tai saatavilla. Tietoturva ei ole valinnainen ominaisuus.

Tietoturvan kannalta hyvän järjestelmän ominaisuuksia ovat:

  • Palvelimet sijaitsevat hyvämaineisessa, auditoidussa ympäristössä – mieluiten Suomessa, jolloin datan käsittely noudattaa EU:n asetuksia 

  • Kaikki tietoliikenne toistinlaitteiden ja palvelimen välillä kulkee https-protokollalla salattuna

  • Palvelimiin ei ole suoraa pääsyä julkisesta verkosta 

  • Toistinlaitteiden tietoturvapäivitykset asentuvat automaattisesti

Toistinlaitteiden osalta on tärkeää, että laitteilla on uniikit salasanat, palomuuri ja automaattiset tietoturvapäivitykset. 

6. Toistintietokone

Toistintietokone on se laite, joka fyysisesti toistaa sisältöä näytöllä. Se voi olla erillinen pieni tietokone, joka kytketään näytön HDMI-porttiin, tai se voi olla näytön sisäinen tietokone (SoC, System on Chip). Molemmissa on etunsa, ja hyvä järjestelmä tukee molempia. 

Ulkoinen toistintietokone on yleensä tehokkaampi, helpommin hallittava ja tietoturvallisempi. Ulkoinen tietokone mahdollistaa palveluntarjoajan etähallinnan vikatilanteissa, jolloin huolto onnistuu nopeasti etänä. Se on myös riippumaton näytön mallista, eli sama toistin toimii kaikenmerkkisillä ja -ikäisillä näytöillä. Ulkoinen laite on myös helppo vaihtaa tarvittaessa ja näyttö kiinnikkeineen voi jäädä paikalleen.

Näytön sisäinen SoC on siistimpi ratkaisu kaapeloinnin kannalta, mutta sen suorituskyky ja tietoturvaominaisuudet vaihtelevat paljon. Joissain tilanteissa se voi olla täysin riittävä ratkaisu. Ulkoisen toistintietokoneen voi hankkia myös jälkeenpäin.

Käytännössä kannattaa kysyä:

  • Mitkä laitteet ovat testattuja ja tuettuja?

  • Millainen on laitteen tietoturva?

  • Mitä tapahtuu offline-tilassa verkkohäiriöissä, toistuuko sisältö silti?

  • Kuinka etähallinta toimii, jos tarvitsemme apua?

7. Skaalautuvuus ja joustavuus

Kolme näyttöä ja kolmekymmentä näyttöä ovat teknisesti sama asia, mutta vaativat palveluilta eri asioita. Järjestelmä, joka toimii kolmella näytöllä, ei välttämättä toimi sadalla, jos se ei tue käyttäjähierarkioita, hierarkkista ja kohdennettua sisällönhallintaa tai useita toimipisteitä.

Skaalautuvuus tarkoittaa sitä, että järjestelmän lisenssi ja rakenne kasvavat organisaation tarpeiden mukaan johdonmukaisesti. Uusien näyttöjen lisäämisen pitää käydä vaivatta. Uusien käyttäjien lisäämisen tulee olla helppoa ja nopeaa. Koon kasvaessa kustannusten voi odottaa nousevan samalla kaavalla, ei odottamattomasti. Ja jos organisaatio laajenee uusille paikkakunnille tai jopa ulkomaille, järjestelmän pitää taipua siihen – tukien tarvittaessa useita kieliä ja aikavyöhykkeitä.

iDiD on suunniteltu alusta asti skaalautuvaksi palveluksi: Valio hyödyntää sitä Suomessa ja Virossa 200 käyttäjän voimin, Versowood 13 paikkakunnalla, ja Helsingin kaupungilla on käytössä lähes tuhat näyttöä ja useita satoja käyttäjiä. Sama palvelu toimii myös muutaman näytön pienyritykselle ketterästi ja kompaktisti. Hyvä käyttöliittymä ei muutu skaalautuessa ylöspäin.

 

Tietoisku:
mitä tarkoittaa Digital Signage?

Digital signage (suomeksi digitaalinen opastus, digitaalinen näyttöviestintä tai infonäyttöviestintä) tarkoittaa digitaalisten näyttöjen – LCD-, LED- tai projisointinäyttöjen – käyttämistä dynaamisen sisällön toistamiseen. Toisin kuin perinteinen staattinen kyltti tai ilmoitustaulu, digital signage mahdollistaa sisällön reaaliaikaisen päivittämisen, ajastamisen ja kohdentamisen etäältä verkon yli.

Käytännössä digital signage -järjestelmä koostuu kolmesta osasta: näytöistä, toistinlaitteista ja sisällönhallintaohjelmistosta (Content Management System, CMS). Näytöt ovat fyysisiä laitteita. Toistinlaite (erillinen tai näytön sisäinen) pyörittää sisältöä. Hallintaohjelmistolla sisällöt luodaan, ajastetaan ja kohdistetaan oikeille näytöille.

Digital signagea käytetään laajasti sekä sisäisessä viestinnässä (henkilöstöviestintä, tuotantodatan visualisointi, päivittäisjohtaminen) että ulkoisessa viestinnässä (myymälämarkkinointi, asiakasopastus, tapahtumaviestintä). Järjestelmä sopii tehtaisiin, toimistoihin, kauppakeskuksiin, julkisiin tiloihin, kouluihin, kirjastoihin ja kaikkialle muuallekin, missä halutaan viestiä tehokkaasti ilman, että vastaanottajan täytyy tehdä mitään aktiivisesti.

iDiD – kotimainen infonäyttöpalvelu erinomaisin referenssein

iDiD on suomalainen digital signage -palvelu, joka on kehitetty erityisesti suomalaisten organisaatioiden tarpeisiin. Se on täysin selainpohjainen SaaS-palvelu, joka toimii ilman erillisiä ohjelmistoasennuksia tai paikallisia palvelimia.

iDiDillä on yli 15 500 käyttäjää ja laajat referenssit niin teollisuudessa, kunnissa kuin kaupan ja kulttuurin aloillakin. Asiakkaita ovat muun muassa Valio, Framery, Versowood, Helsingin kaupunki, Jyväskylän kaupunki, Sako, Nokia, Tampereen kaupunki, Akateeminen Kirjakauppa, Tampereen Ratikka ja Ruka – eri toimialoilta ja erikokoisista organisaatioista. Palvelua käytetään Suomen lisäksi yli 20 muussa maassa.

iDiDin kulmakiviä ovat helppokäyttöisyys, laadukas kotimainen asiakastuki (tukityytyväisyys 95 %) ja maksuttomat, kattavat koulutukset käyttäjille. Palvelinympäristö sijaitsee Suomessa, mikä vastaa GDPR-vaatimuksiin ilman lisäselvittelyjä. iDiD-järjestelmää kehitetään jatkuvasti asiakkaiden tarpeiden pohjalta, ja kaikki palveluun kuuluvat ominaisuudet kasvavat organisaation mukana pienestä yrityksestä suuriin kunta- ja teollisuusorganisaatioihin.