Suunnitelmallinen infonäyttöviestintä

Viestintäsuunnitelma on työkalu, jonka avulla pystytään varmistamaan sekä organisaation strategian toteutuminen, että operatiivisen toiminnan ohjaus. Käytännössä, viestintäsuunnitelma on tekijöitä varten ja auttaa viestinnän tekijöitä resursoimaan aikaa juuri siihen tekemiseen, jota työyhteisössä on päätetty tärkeäksi. Sen takia ei ole one size fits all -mallia viestintäsuunnitelmaan. Se voi näyttää monenlaiselta.

Jotta infonäytöistä saa täyttä hyötyä irti, kannattaa kuitenkin viestintäsuunnitelman teko tai infonäyttöjen erityisrooli viestintäsuunnitelmassa ottaa jossakin muodossa työn alle. Jos tämä on uutta, niin ei se mitään: ensimmäinen versio on siis varmasti paras mikä on koskaan ollut! Viestinnässä ei koskaan olla valmiita, vaan aina on kehitettävää. Jotta voi kehittyä, pitää kuitenkin aloittaa.

Mitä viestintäsuunnitelmassa kannattaisi olla?

Itse ajattelen, että viestintäsuunnitelma vastaa peruskysymyksiin sekä strategisella että operatiivisella tasolla. Mielestäni strateginen taso vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Miksi viestitään, eli organisaation strategia ja tavoitteet viestinnälle
• Kenelle viestitään, eli kohderyhmät, yleisöt
• Miten viestitään, eli äänensävy ja keinovalikoimat

Operatiiviselle tasolle itse määrittelisin:

• Mitä viestitään, eli teemat, aiheet, konseptit
• Missä viestitään, eli kanavat
• Milloin viestitään, eli ajoittaminen, syklit ja päivitysfrekvenssi
• Kenen toimesta viestitään, eli työryhmä, sisällöntuottajat ja organisoituminen

Jaan itse viestintäsuunnitelman sisällön strategiseen ja operatiiviseen, koska strategiset määrittelyt ovat usein pidempiaikaisista tai laajemmista suunnitelmista tuleva kivijalka ja operatiivinen toiminta on taas muutosherkempi arkisen työn apu. Tekijät voivat muuttua, kanavat – kuten esimerkiksi nykyään X-kanavana tunnettu Twitter näyttää – voivat muuttua, ja ajoituksia tai teemoja voidaan kehittää tekemisen ohessa.

Voi olla, ettei jossain organisaatiossa ole määritelty äänensävyä, työnantajabrändiä tai brändimateriaaleja. Voi olla, ettei ole edes organisaation strategiaa. Joillekin tämä kuulostaa uskomattomalta, mutta niin vaan yritykset voivat menestyä ilmankin. Toki suosittelisin että näitä määritellään, mutta jos niitä ei ole, niin viestinnän asiantuntija voi kokea heikotusta että pitäisi yksin lähteä määrittelemään. Ei pidä, eikä kannata. Suuret organisaationlaajuiset strategiat vaativat yhdessä tekemistä ja johtoryhmän tahtotilaa. Jätä tyhjäksi ne kohdat, joita et tiedä, mutta nosta rohkeasti esiin tarve perustason strategioille jotta tekeminen olisi suunnitelmallista ja tavoitteellista. 

Entä se suunnitelmallinen infonäyttöviestintä?

Infonäytöt ovat yksinkertaisimmillaan yksi kanava muiden joukossa. Muita kanavia voivat olla intra, uutiskirjeet, vuosiraportit, sisäiset tiimikokoukset, ja ulkoisessa viestinnässä vaikka nettisivut, some, lehdistötiedotteet ja maksetut mainokset. Koska tästä kirjoitan, niin asia ei ole tietenkään aivan niin yksioikoinen. 

Toisin kuin vaikka henkilöstölehti johon voi uppoutua haluamassaan hetkessä ja tilassa, infonäyttöviestintä on riippuvainen tilakokonaisuudesta ja tilassa liikkumisen tarpeista. Laajemmin pohditut viestintäteemat ja aiheet kannattaa aina siis pureskella infonäyttökohtaisesti, ei vain kanavakohtaisena kimppuna. Jos käsittelet kaikkia käytössä olevia infonäyttöjä samanarvoisina joissa pyörii identtistä sisältöä, menetät helposti mahdollisuuden rikkaampaan kokemuksellisuuteen ja vaikuttavuuteen.

Pohdi yleisöä toiminnan lisäksi myös tunne- ja tarvetasolla

Kannattaa huomioida, että jokainen infonäyttö on tilassa, jossa liikkuvat ihmiset ensisijaisesti tekevät jotakin muuta, kuin katselevat infonäyttöä. Infonäyttö kiinnittää toki yleisön huomion, mutta sisältö ratkaisee tuoko se lisäarvoa vai tuleeko se ohitetuksi.

Pohdi viestintäsuunnitelman kanavia koskevassa osiossa tarkemmin organisaatiosi jokaisen infonäytön ympäristö ja miten sen yleisö toimii ja mitä tarpeita sillä on. Tiivistä, mitä tämä vaatii sisällöltä. Jos kyseessä on ohikulkutila, viestien on oltava todella lyhyitä. Jos kyseessä on jonotustila, voi sisältö olla pidempää ja antaa enemmän aihetta pohdiskeluun.

Tuo viestintäteemat ja konseptit näytöille näyttökohtaisesti

Kun yleisön tarpeet on huomioitu ja jokaisen infonäytön viestintämahdollisuudet määritelty, voit paremmin ohjeistaa itseäsi ja muita sisällöntuottajia näyttökohtaisesti sisällön tekemiseen.

Sisältömahdollisuuksia kannattaa ajatella kokonaisvaltaisina, ei niinkään kanavakohtaisina, kun pohdit viestintäsuunnitelman "Mitä" -osiota. Näitä sisältökonsepteja voivat olla esimerkiksi johtamisviestintä (esihenkilöiden/johtajien terveiset), tulokset (raportit, tilastot, kyselyt, mittaukset), arkinen apu (HR ja vuodenaikaviestintä) ja työntekijäkokemus (innostavat, kannustavat ja yhteisöllisyyttä rakentavat sisällöt).

Näitä kattotason viestintäteemoja taas räätälöidään kuhunkin kanavaan ja kullekin infonäytölle sopivaan muotoon. Kaikkien kanavien ei tietenkään tarvitse olla jokaisen viestintäteeman tai -konseptin väylä. Voit vaikka tehdä yhdestä infonäytöstä pelkästään yhden viestintäteeman kanavan. Tärkeintä onkin pohtia, mitä kannattaa viedä mihinkin.  

Esimerkiksi annan tässä nyt kolmen sisäisen viestinnän infonäytön karkean tasoisen määrittelyn ja suunnitelman:

• Aulanäyttö. Takkien riisumista, saapumista ja lähtemistä. Sisältö: lyhyt ja selkeä. Esim. Tervetulotoivotus, päivän ilahdutus, kulkuohjeet, lounaslista, sää, julkisen liikenteen aikataulut, päivän tärkeät asiat
• Taukotilan näyttö. Kahvi- ja lounastaukoja. Sisältö: pidempiä ja informatiivisempia sisältöjä. Esimerkiksi uutiset, nostot intrasta, ajankohtaiset HR-asiat, johdon terveiset, IT-ohjeita, toimitilatietoa, uusien kollegojen esittelyä, asiakaspalautetta, kollegakehuja.
• Kokousaulan näyttö. Kokousten odottamista, kokoustaukoja. Sisältö: kokousaiheita ja vastapainoksi kevyttä sisältöä. Esimerkiksi kokoustilan ajanvarauskalenteri, kuukausi- ja viikkotapahtumien agendat, nostoja edellisistä kokouksista, raportteja, ohje kokoustilan varaamiseen, ilahduttavat taukosisällöt, palautteet.

Tunnista vastuuhenkilöt ja avaa heidän roolinsa

Työnjako organisaatiossa voi näyttää monenlaiselta, mutta lähtökohtaisesti viestinnän ei kannata olla pullonkaula kaiken sisällön kirjoittamiseen ja jatkuvaan muiden ihmisten kontaktointiin sisältöjen vuoksi. Jos katsoo esimerkiksi yllä olevien näyttöjen sisältöideoita tai -konsepteja, voi niistä osan suoraan nähdä jonkun muun kuin viestinnän roolina. HR, IT, päälliköt ja esihenkilöt, toimitilan sihteerit ja asiakaspalvelu voivat olla sisällöntuotannossa mukana omatoimisesti. Moni sisältö myös voidaan järjestää näytöille automaattisesti. Viestinnän rooli onkin muille sisällöntuottajille enemmänkin sparraava.

Lähtökohtaisesti edellytykset sisällöntuotannossa ovat kunnossa, kunhan jokainen ymmärtää mitä heiltä odotetaan, ja heillä on käyttöoikeudet ja perusosaaminen kanavan päivittämiseen. Aiemman esimerkin yksittäiset sisällöt kullekin näytölle kannattaa laittaa taulukkoon yksitellen ja määritellä jokaiselle vastuuhenkilöt ja päivitystahti. Näin voi myös seurata toteutumista.

On myös tärkeää, että roolittamisessa on esihenkilöiden ja johdon tuki sille, että työaikaa saa ja pitää voida käyttää sisällöntuotantoon. Korostan myös, että kun työryhmää ja vastuita jaetaan, tulisi kyseessä olla keskustelu yhteisestä tekemisestä, eikä yksipuolista määräilyä. Usein mahdollisilla sisällöntuottajilla on paljon annettavaa viestintäsuunnitelmiin sisältöideoinakin.

Yhdessä tekemistä kannattaa opetella, jos omassa organisaatiossa se on ollut aiemmin vähäistä. Lupaan, että on palkitsevampaa innostua yhdessä, kuin yksin!

Lopuksi

Voisin kirjoittaa tästä aiheesta ihan valtavasti, ja tämän bloggauksen sisältö onkin venynyt jo hurjasti. Tuntuu, että ainakin itselleni on mahdotonta käydä läpi suunnitelmallisen tekemisen kokonaisuutta mukavasti luettavana napostelupalana niin, että se ottaa huomioon kaikki mahdolliset lähtökohdat. Tulen siis varmasti kirjoittamaan tästä lisää! Toivottavasti kuitenkin sait jo joitakin ideoita tai huomioita omaan suunnitelmalliseen tekemiseen. Jos aihe tuntuu ahdistavalta tai valtavalta, aloita suunnittelu pienestä. Se on aivan ok! Aloita kirjaamalla mikä tällä hetkellä toteutuu ja millainen tilanne on nyt. Sekin avaa uudella tavalla ajatuksia. Seuraavaksi voikin miettiä, onko nykytilanne järkevä, ja mikä olisi parempaa. 

Autan mielelläni sinua pohtimaan suunnitelmallista tekemistä ja innostavaa infonäyttöviestintää. Jos kaipaat sparrailuapuja, otathan minuun yhteyttä!