Viestintäkanava omissa käsissä
Kriittisiä toiveita infonäyttöjärjestelmälle oli moneen lähtöön. Ennen kaikkea järjestelmän tuli olla helppokäyttöinen. Infonäyttöjärjestelmällä piti myös pystyä ristiinviestimään eri toimialojen, liikelaitosten ja kaupunginosien kesken sekä hyödyntämään erilaisia integraatioita.
Katso ja kuuntele noin 1 min. videoltamme Helsingin kaupungin käyttäjäkokemuksia.
Tuhat infonäyttöä, satoja sisällön päivittäjiä
Kriteerit täyttävä infonäyttöjärjestelmä löytyi iDiDista. Tällä hetkellä iDiD on käytössä kaikissa Helsingin kaupungin lähes tuhannessa infonäytössä. Näytöt sijaitsevat ympäri kaupunkia paikoissa, joissa ihmiset liikkuvat, asioivat ja kohtaavat.
Näytöillä esitettävän sisällön graafisesta ilmeestä vastaa kaupungin viestintä. Heidän kädenjälkensä näkyy brändi-ilmeen mukaisissa mallipohjissa, joiden avulla yksittäiset käyttäjät luovat ja ylläpitävät omien toimipisteidensä sisältöjä tarpeen ja tilanteen mukaan.
— iDiD-järjestelmä on erittäin helppokäyttöinen. Sitä käyttävät meillä useat sadat työntekijät, joiden perustehtäviin viestintä ei välttämättä kuulu. Tästä syystä helppokäyttöisyys oli meille tärkeä valintakriteeri, kertoo Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan viestintä- ja markkinointipäällikkö Essi Eranka.
iDiD-järjestelmä on erittäin helppokäyttöinen.
Oikeaan aikaan, oikeassa paikassa
iDiDin avulla sisällöt näkyvät halutuilla infonäytöillä juuri haluttuina ajankohtina. Esitysajan voi määritellä etukäteen vaikka pitkälle tulevaisuuteen ajatustoiminnon avulla.
Esitettävät näyttösisällöt vaihtelevat näyttöjen sijainnin mukaan. Ulkoiseen viestintään valjastetuilla näytöillä eri asiakaspalvelupisteissä sisältönä on usein aukioloaikojen lisäksi ajankohtaisia tiedotteita, tietoa tilasta löytyvistä palveluista sekä tulevista tapahtumista.
— Sisältöjen ja niiden ajastamisen lisäksi tulee ottaa huomioon näyttöjen sijoittaminen, jotta ne ovat asiakkaan kannalta oikeassa kohdassa ja oikeassa kohtaamispaikassa, Essi vinkkaa.
Sisäisen viestinnän infonäytöt taukotiloissa ja toimistorakennuksissa tavoittavat kaupungin omat työtekijät. Näyttösisällöt kertovat muun muassa henkilöstöeduista, työsuhdeasioista ja työhyvinvointiin liittyvistä asioista.
Samat resurssit – parempi tehokkuus
iDiDin käyttö on säästänyt Helsingin kaupungin resursseja monin tavoin. Aikaa säästyy, kun sisällön luominen sujuu vaivattomasti ja tehdyt muutokset näkyvät heti näytöllä. Samalla hoituvat eri kieliversiot.
Säästöjä ja sujuvuutta lisäävät myös iDiD-palveluun sisältyvät koulutukset ja tukipalvelut. Valmiudet järjestelmän käyttöön on helppo omaksua iDiDin viikoittaisessa etäkoulutuksessa, johon jo useampi sata Helsingin kaupungin infonäyttöjä päivittävää työntekijää onkin osallistunut. Koulutus- ja tukipalvelut ovat käyttäjien ulottuvilla, eivätkä näin kuormita asiakkaan omaa organisaatiota.
Myös vertaistukea on tarjolla. Helsingin kaupungin iDiD-käyttäjät kun voivat jakaa hyväksi havaittuja käytänteitä ja muita vinkkejä omissa sisäisissä Teams-ryhmissä.
Kaupunkilaisille tehokkaampi viestintä on näkynyt lisääntyneenä tietoisuutena tarjolla olevista palveluista, tulevista tapahtumista, käynnissä olevista hankkeista ja muista ajankohtaisista aiheista. Parantunut viestintä lisää kaupunkilaisten osallistumista ja kiinnostusta kaupunkiympäristönsä asioihin, luoden samalla vahvempaa yhteisöllisyyttä.
Kaikki iDiDin ominaisuudet tehokäytössä
Helsingin kaupunki on ansiokkaasti hyödyntänyt myös iDiD-hallinnan muita ominaisuuksia, kuten kanavia ja integraatioita, infonäyttöviestinnässään. Niiden avulla on auennut lisää mahdollisuuksia tehdä viestinnästä entistäkin tavoittavampaa.
Viestimällä ristiin eri toimialojen sekä kaupunginosien välillä, olemme pystyneet hyödyntämään omia viestintäkanaviamme mahdollisimman tehokkaasti.
iDiD-järjestelmässä on mahdollista hyödyntää useita valmiita integraatiota. Niiden avulla tieto päivittyy reaaliajassa automaattisesti ilman manuaalisen päivityksen tarvetta. Helsingin kaupungille iDiD räätälöi vakiointegraatiota infonäyttöviestinnän yhtenäisen brändi-ilmeen saavuttamiseksi.
Linked Events ja Ilmonet ovat Helsingin kaupungilla käytetyimpien integraatioiden listalla. Linked Events on Helsingin kaupungin kehittämä avoin rajapinta kaupungin tapahtumille, kursseille ja vapaaehtoistehtäville. Integraation avulla järjestelmän tapahtumatiedot saadaan tuotua infonäytöille automaattisesti. Samaa järjestelmää käyttävät myös monet muut kaupungit.
Ilmonet on pääkaupunkiseudun kansalais- ja työväenopistojen yhteinen ilmoittautumisjärjestelmä. Järjestelmää käyttävät Helsingin työväenopiston lisäksi Helsingfors arbis, Espoon työväenopisto ja Esbo Arbis, Vantaan aikuisopisto sekä Kauniaisten kansalaisopisto Petra. Ilmonet-integraatio tuo kalenterinäkymät halutuille infonäytöille suoraan järjestelmästä.
Kaiken kaikkiaan iDiD-järjestelmän käyttö on täyttänyt sille asetetut odotukset erinomaisesti.
iDiD-järjestelmän avulla olemme pystyneet kehittämään sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Järjestelmä on tuonut meille vahvempaa tukea meidän viestintäämme. Meillä on uusi viestintäkanava, joka on täysin meidän omissa käsissä.
Helsingin kaupunki & iDiD
- iDiD käytössä vuodesta 2020. Käytössä lähes tuhat infonäyttöä, päivittäjiä useita satoja. Näytöt ulkoisen viestinnän lisäksi käytössä kaupungin sisäisessä viestinnässä
- Kaupungin brändi-ilme viestinnän hyppysissä. Päivittäjät luovat uutta sisältöä viestinnän tekemien mallien avulla
- Käyttäjillä käytössä O365-kirjautuminen
- Infonäytöt laajasti käytössä muun muassa koulutuksen, kulttuurin ja vapaa-ajan, sosiaali- ja terveyspalveluiden ja kaupunkiympäristön toimialoilla sekä kaupungin omistamilla tytäryhtiöillä
- Viestintää toimialueiden sisällä, mutta myös ristiin eri toimialojen kesken.
