Tilojen rooli määrittää pitkälti sen, millaista sisältöä milläkin infonäytöillä kannattaa esittää. Eri tiloissa liikkuu erilaisia ihmisiä eri syistä ja tiedon tarve vaihtelee sen mukaan. Alla muutamia esimerkkkejä.
Tuotantotiloissa tieto on suoraan kytköksissä työn sujumiseen ja turvallisuuteen. Näytöt ohjaavat, informoivat ja pitävät koko lattiatasolla työskentelevan henkilöstön ajan tasalla ilman, että kenenkään tarvitsee erikseen pysähtyä tietokoneen äärelle.
Tuotantotiloissa infonäytöt palvelevat erityisesti silloin, kun tuotantotavoitteet ja toteutuma halutaan kaikkien nähtäville reaaliajassa, työvuorot ja tehtäväjako vaihtuvat säännöllisesti, tai turvallisuusohjeiden ja -muistutusten on tavoitettava jokainen vuorossa olija. Tarvittaessa myös hätätilaviestintä hoituu infonäyttöjen kautta nopeasti ja yhdenmukaisesti.
Taukotiloissa näyttöjen äärellä ollaan kerralla pidempi aika, joten tilat soveltuvat erinomaisesti hieman pidemmille sisältönostoille.
Taukotiloissa toimivat hyvin henkilöstöuutiset ja ajankohtaiset tiedotteet, palkitsemiset ja onnistumisten jakaminen koko henkilöstölle, henkilöstökyselyiden tulokset sekä tiedot siitä, miten tulokset vaikuttavat tulevaan kehittämiseen. Myös muu HR-viestintä, kuten koulutusmahdollisuudet tai henkilöstöedut, löytää taukotilasta luontevan kodin.
Aula on yrityksen käyntikortti niin vierailijoille kuin omalle henkilöstölle. Infonäytöt tekevät aulasta elävän ja viestivän tilan, joka kertoo organisaation arvoista ja kulttuurista jo ennen kuin yhtäkään sanaa on vaihdettu.
Aulaan ja vierailutiloihin sopivat erityisen hyvin brändiviestintä ja organisaation esittely, tervetuloviestit vierailijoille, lyhyet ja visuaaliset sisällöt, kuten sloganit, arvot tai kuvamaailma, sekä käytännön tiedot kuten kokoushuoneiden aikataulut tai opasteet toimipisteen sisällä.
Myymäläympäristössä infonäytöt palvelevat samanaikaisesti sekä asiakkaita että henkilöstöä. Asiakkaalle näyttö voi olla opaste, tarjousviesti tai tunnelmanluoja. Henkilöstölle se voi viestiä päivän tavoitteista, kampanjoiden yksityiskohdista tai myynnin tilanteesta.
Tilojen rooli määrittää, millaista sisältöä näytöllä kannattaa esittää.
Yksi tehokkaimmista tavoista sitouttaa henkilöstö on tehdä luvut näkyväksi. Kun tuotantovolyymi, asiakastyytyväisyys tai myynnin kehitys ovat selkeästi nähtävillä, tieto ei jää johtoryhmän yksinoikeudeksi vaan näkyy ja kuuluu kaikille.
KPI-mittarien näyttäminen infonäytöillä antaa koko henkilöstölle syvemmän näkökulman oman työn merkitykseen, sitouttaa ihmisiä yhteisiin tavoitteisiin ja tuo läpinäkyvyyttä päätöksentekoon ja organisaation suuntaan.
Oikeaoppisista työtavoista ei voi koskaan muistuttaa liikaa. Infonäytöt muistuttavat henkilöstöä työturvallisuudesta säännöllisesti ilman, että kenenkään tarvitsee aktiivisesti etsiä ohjeita. Kriisitilanteissa, kuten esimerkiksi tulipalon yhteydessä, hätäviestintä voidaan liipaista infonäytöille automaattisesti palohälytys- tai muusta hälytysjärjestelmästä.
Intranetiin kirjautuminen vaatii aktiivisen teon, eivätkä kaikki työntekijät ylipäätään työskentele tietokoneilla. Infonäytöillä tärkeät tiedotteet, organisaatiomuutokset, tuotantotavoitteet, uudet käytännöt tai henkilöstön saavutusten jakaminen tavoittaa koko henkilöstön ilman, että viestiä tarvitsee erikseen etsiä.
Infonäytöt ovat erinomainen keino ilahduttaa henkilöstöä. Asiakaspalaute, kuukauden työntekijä, tiimin saavutus tai yhteinen juhlapäivä. Kaikki ne luovat yhteenkuuluvuutta ja kertovat, että ihmisiä arvostetaan.
Manuaalinen sisällöntuotanto voi tuntua kuormittavalta. Integraatiot ratkaisevat haasteen ja tällöin tieto siirtyy muista järjestelmistä suoraan näytöille automaattisesti, ajantasaisena ja ilman välikäsiä.
Power BI ja muut BI-työkalut muuttavat raakadatan selkeiksi graafeiksi ja dashboardeiksi. Nämä visualisoinnit voidaan integroida suoraan infonäytöille jolloin tuotantoluvut, myyntikäyrät tai henkilöstömittarit näkyvät reaaliajassa niissä tiloissa, joissa niistä on eniten hyötyä. Tämä on tiedolla johtamisen ydin: tieto ei jää raportteihin, vaan elää mukana arjessa.
Suuri osa organisaatioiden sisäisestä viestinnästä kulkee intranetin kautta. SharePoint-integraation avulla intranetiin julkaistut uutiset, tiedotteet tai sivupäivitykset voidaan ohjata automaattisesti myös infonäytöille ilman erillistä julkaisuprosessia. Näin viesti tavoittaa myös ne, jotka eivät työpäivän aikana kirjaudu intranetiin.
Integraatiomahdollisuudet eivät rajoitu vain BI-työkaluihin ja intranetiin. Mitä enemmän tietoa tulee automaattisesti, sitä vähemmän sisällöntuotantoon kuluu aikaa ja sitä relevantimpaa näytöllä esitettävä tieto on.
Tiedon näkyväksi tekeminen on ennenkaikkea valintoja: mitkä tilat, mikä tieto, kenelle ja milloin. Kun nämä valinnat on tehty ja tieto alkaa kulkea, viestintä muuttuu passiivisesta aktiiviseksi. Lopputuloksena on henkilöstö, joka tietää mitä organisaatiossa tapahtuu, ymmärtää miksi ja kokee olevansa merkittävä osa sitä.